[PMP 요약 정리] Ch9 인력관리(Project Human Resources Management)

○ RBS(Resource Breakdown Structure)

- 리소스의 계층적 구조(타입, 범주 등)

- Resource leveling schedules, Resource-limited schedules and Human resource assignments 의 인식 및 분석에 이용

○ RAM(Responsibility Assignment Matrix) = LRC(Linear Responsibility Chart)= CRA(Clear Responsibility Assignment)

- 작업분류체계(WBS)와 조직분류체계(OBS)를 매트릭스로 결합

- Work package 별로 수행할 책임과 권한을 가진 담당자를 나타내는 차트 / Work Package에 작업할당, 작업할당표

- 팀원이 작업패키지(Work Packages)를 수행하기 위해 책임을 배정 받은 매트릭스 또는 작업 배정표

- 각 Work package 에 업무의 역할(책임)을 부여한 테이블 형태의 도표

- 팀원 각자의 구체적인 역할을 인지할 수 있게 함 / 책임관계, 협조, 보고 관계

- 수행할 업무내역, 상호연관관계, 책임과 담당자 표시(No! 활동소요일정)

- 참석자들의 보상 수준에 대한 정보는 RAM에 나타나지 않는다.

○ 갈등(conflict)

- 갈등의 원천   1) Conceptual 단계: 우선순위-행정절차-일정

                2) Planning 단계: 우선순위-일정-행정절차

                3) Implementation 단계: 일정-기술능력-인력

                4) Close-out 단계: 일정-인력-개성

- 갈등은 가끔 이익을 본다(open benefit) : C-D-E-F(개념-개발-실행-종료) + 전 단계에 걸쳐 Control

- 프로젝트 환경(수행, 종료단계)에서 갈등의 원천은 일정, 프로젝트 우선순위, 자원 순이다

- 조직 상호간의 작용에 의한 갈등은 피할 수 없음

- compromising: 양자가 lose-lose.

- 갈등 해결 방법

Forcing	- 긴급하게 결정하여야 할 경우 / - 인기가 없는 주요정책의 집행 시(예산삭감) - 옳다고 믿는 주요안건의 집행 시 / 최후의 수단
Problem solving (=confrontation)	- 시간이 가장 많이 걸리는 갈등 해결 방법, 가장 좋은 방법, 사소한 갈등, 원거리 팀원사이 갈등이 있을 때 - 매우 중요한 통합된 의견을 도출할 때 / - 남들의 의견을 들을 필요가 있을 때 - 공감대를 형성하여 지속적인 관계유지의 필요가 있을 경우
Compromising	- 목표는 중요하나 더 이상 설득이 힘들다고 느낄 경우 / - 상호 배타적인 목표를 가진 집단들이 비슷한 파워를 가질 때 - 복잡한 문제에 대하여 잠정적인 해결책을 도출할 때 / - 위의 두 가지가 실패할 경우의 백업 / - 시간이 없을 때
Withdrawal	- 이슈가 사소할 경우 / - 자기의 의견을 관철할 가능성이 낮다고 판단될 때 / - 분위기를 식힐 필요가 있을 때 - 추가정보의 수집이 필요할 때 / - 다른 그룹이 보다 효과적으로 갈등을 풀 수 있다고 느낄 때 - 이슈가 다른 이슈의 징후라고 보여질 때
Smoothing	- 자기의 의견이 틀렸다고 느끼고 합리성이 있다는 것을 보여 줄 때 / - 이슈가 타 그룹에게 보다 중요한 사안일 때 - 나중을 위하여 신용을 얻고자 할 때 / - 조화와 안정성이 매우 중요할 때 / - 상대가 실패를 통하여 배우는 것을 느끼게 할 때

○ 기술요원은 PM의 'expert power'(전문력)에 빠른 대응을 한다.

○ Matrix 조직 - Function별로 Cross-function이 발생하는 상황에서 가장 유용한 조직

○ Responsibility Matrix - Resources & Task

○ Resource Gantt Chart - Resources & Time

○ PM의 중심적 역할

- Communication(의사소통), Integration(정보통합 및 관리), Leadership

- (기타: Plan, Make decisions , Control, Organize, 분위기 맨, 깨진 관계 개선자)

        1) Managing 측면: Consistently producing key results,

                         Develop procedures, produce results for stakeholders, and focus on the organization and its structure

        2) Leading 역할: Establishing direction(방향설정), aligning people(단합), motivating and inspiring(동기부여)

- 비고:  * Sponsor : 정책과 funding(자금지원)책임, PM 임명, 리스크 책임, 리스크를 가장 적게 제공하는 사람

        * 기능장 : 기술적 측면에서 Team 지원

        * 상위경영층 : Charter 개발, 프로젝트 지원

- PM은 개인간, 프로그램, 기술적 이슈, 일정 문제점에서 대부분의 갈등을 가지고 있다

- PM의 네 가지 기능 - Plan, Organize, Leadership, Control

○ Maslow 의 욕구 단계론 - 생리적 -> 안전 -> 사회적 -> 존경 -> 자아실현(Self Actualization)

○ McClelland의 욕구 단계론 - 성취욕구(need for achievement) 친화욕구(need for affiliate) 권력욕구(need for power)

○ McGregor's의 동기부여 이론 - X(부정적, 개인적 이해에 관심), Y이론(긍정적, 동기부여이론)

- 예) PM이 강압적으로 위협한다(X이론).

○ Herzberg의 동기부여 이론

- 팀원의 불만을 야기한 요인과 팀원의 만족을 유발시키는 요인은 상이하다고 생각

- Hygiene Factors(위생 요인) : 위생 여건 개선이 반드시 동기 요소에 좋은 영향을 미치지 않는다.

- Motivating Agents(동기 요인) : 일을 통해 직접적으로 얻을 수 있는 항목

○ 기대 이론(Porter-Lawler 모델)

- motivation 과 satisfaction을 분리하여 인식하는 것에서 출발한다.

- 개인은 작업결과에 대한 보상치를 기대하고 외부에서 주어지는 보상이 실제로 기대 한 수준과 동일하게 부여되는 경우에서 개인은 더욱 만족하여 동기부여가 높아진다.

○ Team Development 의 장점

- Mutual problem resolution(상호간의 문제 및 갈등해결), Motivated members(동기부여), Interdependence, High quality decision-making

- Increased job satisfaction(직무만족도향상), Synergy

○ Kick off meeting            - Team Building 에 있어서최초의 공식적인 행사

                        - 개략적인(Not 세부적) 계획, 역할, 의사소통, 계획점검 및 팀 단합 / 응집력이 강한 프로젝트 팀 개발

                        - Kick-off 미팅 시 예산이나 계약과 관련된 내용은 다루지 않는 것이 좋다.

○ Power sources  - PM이 다양한 그룹의 사람들에게 필요한 협력을 얻기 위해 사용하는 힘

- 5 Power Source(PM 권한)

        Legitimate forms of power(Formal, 합법적 권력)

               - Formal(Legitimate, 공식적 권력) : 직책, 회사로부터 부여받음

                       - Reward(보상적 권력) : 승진, 급여 인상, 특별 휴가

                       - Penalty(Coercive, 강제적 권력) : 진급시키지 않음, 가장 나쁜 통솔 방법

        People type of power(Personal, 개인의 인간적 관계)      

                - Expert(전문적 권력) : 설계대가, PM의 전문성을 보임으로써 팀원에게서 얻는 파워, 팀원을 효과적으로 통제

                - Referent(준거적 권력, 카리스마) : 개인적인 존경, PM 보다 높은 상사의 권한을 위임받아 생기는 파워

○ Team building activities: 5분 의제사항, 사외연수, 현장규칙설정 등(가상조직에게 중요)

- 프로젝트 전체 단계에 걸쳐 시행되어야 함 / 프로젝트 초반에 수행하면 효과가 더 큼

- 필수규칙(ground rule)을 프로젝트 초기에 정의하여 팀원의 공감대를 형성하는 것도 팀빌딩에 매우 효과적

○ Staffing management plan

- 프로젝트 관리 계획서의 일부분으로 프로젝트 수행 도중 지속적으로 관리하여야 한다.

- describe “when and how resources requirements will be met”

○ commitment - 목표 달성에 대한 팀원의 자발적인 합의

             - 계획수립에 팀원을 참여시킴, 그룹 의사결정 장려, 공정한 평가와 성과보상 체계 구축

○ fringe benefits - 교육, 의료보장 등의 복리후생

○ perquisites - 창가 옆자리, 전용 주차 공간 등 업무환경이나 사기와 관련된 혜택

○ 프로젝트에 반드시 필요한 인력이 있을 때에는 제안서나 프로젝트 차터에 포함하여 선확보(pre-assignment) 한다.

○ Collocation (War room) - 팀 수행능력을 높이기 위하여 활동적인 프로젝트 팀 구성원들을 동일한 장소에 배치하는 것

▷ 프로젝트관리 초기단계에서 PM의 역할 - Directing(지시)

▷ 팀 개발은 수명주기 중 어느 프로세스에 해당 하는가 ? (실행)

▷ 관리 유형 - 독재적, 민주적, 자유방임형

▷ 기술 산업계에서 대형 프로젝트를 위한 PM을 선발할 때 가장 중요한 선발기준 - 의사소통 능력과 통합 기술

▷ 의사소통 미흡과 미해결 갈등은 '비효과적 프로젝트 팀'을 암시한다.

▷ 인적자원은 범위, 원가, 일정, 품질, 이해관계자 만족인 프로젝트 목표를 달성하기 위해 행정적 및 행동적 지식을 사용하는 주체

▷ 상위관리자(Senior Management)의 역할 - PM을 임명하고, 외부 영향으로부터 프로젝트를 보호해야 한다(목표가 변경되지 않도록)

▷ Compromising 단서: solve this problem by all sides giving in a little…

▷ 자원이 추가 될 때 현상은? 비용추가 되고, 시간단축, 품질향상은 알 수 없음

▷ PM 의 trust 또는 confidence 가 부족할 때 현상들 - 자기 것만 챙기는 PM, Team 생각 안하는 사람, Leadership 부재인 사람

▷ 프로젝트가 종료되었다고 판단할 수 있는 것은? administrative closure가 완료되었을 때

▷ 프로젝트의 팀 관리에서 Project 의 Dual reporting relationship(FM, PM)의 효율적 관리는 프로젝트의 핵심 성공요인, 일반적으로 PM의 책임

▷ Human resource planning 의 출력: roles and responsibilities, project organization charts, staffing management plan

▷ 동기부여나 리더십을 위한 대책: 시스템이나 프로세스 개선

▷ 분산팀조직에서 효율적인 의사소통 방법은? 정해진 시간에 정해진 장소에서 화상회의

▷ 여러 기능부서로부터 온 팀원의 경우 협력을 이끌어 내는 방법: 여러 기능부서로부터 온 팀원들(매트릭스구조)에게는 formal 혹은 penalty가 약하며 기능부서장이 보다 센 파워를 가진다. 따라서 PM이 해줄 수 있는 보상파워(reward power)가 가장 바람직하다.

▷ 다음 달에 해고가 예상된다. 팀원이 동요하고 있는 상태에서 PM 은 “Let’s calm down and get back to work… 우리의 performance 가 도움을 줄 것이다….”는 어떤 해결방법인가? Smoothing

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