[PMP 요약 정리] Ch12 조달관리(Project Procurement Management)

○ 중앙집중조직(centralized)

장점:   - more economical(경제적),

        - Easier to control overall contracting efforts(총괄적계약관리)

        - Higher degree of contracting specialization(업무전문화)

        - Orders can be consolidated across several projects(주문통합관리)

        - Increased company expertise in contracting

단점:   - Contract office can be a bottle neck if several projects have heavy needs

        - Less attention to the special needs of individual projects

○ 조달관리 계획서(Procurement management plan)에 포함되는 내용 : whether, how, what, how much, when to acquire

○ Plan Contracting(계약체결계획)의 출력(조달 문서)

- Procurement documents : 입찰 제의/안내서 : 잠정공급자로부터 제안서를 구하기 위해 사용 (유연성(flexibility) 필요)

                                                - Bid, Tender, Quotation : 금액기준(상업적 표준항목 구매시)

                                                - Proposal : 기량 및 기술 등 다른 고려사항이 사용될 때

                                     : 용어는 종종 바꿔 사용할 수 있고 사용된 용어의 함축적 의미에 대해 보증되지 않은 가정이

                                       만들어지지 않도록 주의해야 한다.

                                     : 다른 형식의 조달문서에 대한 일반적인 이름은

                                        - IFB(Invitation For Bid) : 입찰안내서

                                        - RFP(Request For Proposal) : 제안요청서

                                        - RFQ(Request For Quotation) : 견적요청서

                                        - IFN(Invitation For Negotiation) : 협상안내서

                                        - CIR(Contractor Initial Response) : 계약자 초기 답변서

○ Contract types

- 1. Fixed-price: fixed total price + incentives    

        계약 예: purchase order(특정아이템을 지정일에 일정 가격으로)

        : 업무가 명확한 경우 적절 / 공급자 입장에서 가장 많은 위험 부담있음 / 정확한 원가 추정이 전제되어야 함

- 2. Cost-reimbursable: payment (reimbursement) + fee(seller profit)

        Cost = direct cost + indirect cost

        종류: CPPC, CPFF, CPIF

        비용(reimburse)과 fee(cost 에 따라 변경)를 받는다

        Seller(공급자)에게 좋은 방법 / 업무가 명확하게 정의되지 않은 경우

        Buyer needs to audit supplier’s costs

- 3. Time and Material(T&M, Unit price): Fixed price type(단가계약)

        고객이 시간이 없을 때 긴급하게 체결하여야 하는 경우

        컨설턴트와 같이 단가는 명확하나 기간이 명확하지 않은 경우

                * 공급자는 물가 변동이 주요 이슈이므로 변동가 적용을 원한다.

                * 수주자의 중요도순: 일정-원가-성과

	장점	단점	조달 문서	작업 범위
CR	-원가를 저렴하게 할 수 있음 -작업범위를 작성하는 작업을 줄일 수 있음 -Seller가 위험에 상응하는 만큼의 원가를 추가하지 않아도 되기 때문에 FP보다 저렴	-회계감사를 요구함 -관리해야 될 작업이 많음 -총금액을 알 수 없음 -Seller는 원가를 관리하는 적절한 Incentive만을 갖는다.	Request For Proposal (RFP, 제안 요청서)	Performance / Functional
T & M	-신속하게 처리 -계약이 간결함 -Staff의 수를 늘리기 위해 사람을 고용할 경우 적합함	-이익은 매시간단위로 청구됨 -Seller는 원가를 관리하기 위한 Incentive가 없음 -소규모 프로젝트에 적합	Invitation For Bid (IFB, 입찰 안내서)	Design
FP	-Buyer가 관리해야 할 작업이 적음 -Seller는 원가를 관리하기 위한 강력한 Incentive를 갖는다. -이런 유형의 계약 경험이 있다. -Buyer는 총금액을 알고 있다.	-Seller는 범위를 축소할 수 있다. -Seller는 변경오더에 추가금액을 부담할 수 있다. -Buyer가 작업범위를 작성하는 작업이 많아짐 -위험에 대하여 Seller가 추가 부담해야 하기 때문에 CR보다 더 비쌀 수 있음	Request For Quotation (RFQ, 견적가격제출 요청서	Any

○ 계약 호칭과 특징

- Owner(Buyer)가 가장 선호하는 방식은? FFP

- Seller가 가장 선호하는 방식은? CPPC

- CPIF(Cost Plus Incentive Fee): 공급자, 수요자 모두 리스크를 동등하게 나누는 방법으로 모두 만족.

        - R&D 프로젝트, 기간, 예산충분, 관계 중시할 때

- FPI: 프로젝트의 목표(target)를 조기에 달성하기 위한 방법

- Cost reimbursable 형태는 seller에게 잠재적인 이익을 제공할 수 있는 계약.

- CPFF(Cost Plus Fixed Fee): the fee change if change orders are issued

- 호칭(제품구매관련)

        - Contractor, Buyer(프로젝트 팀), Owner, Governmental agency, Purchaser, Client, customer

        - Contractor, Seller(외부존재가정), Bidder, Supplier, Vendor

○ Lessons Learned

- 누가 작성? : Project team member

- 현재프로젝트의 감시 통제시 유용, 향후 신규 프로젝트를 위한 기록

- Lessons Learned가 완료되었다. 남아 있는 것은? Team 해체

- 기술적 업무가 완료되었다. 남아 있는 것은? Lessons Learned

○ 계약 조직

	Advantages	Disadvantages
Centralized Contracting (계약전담조직 )	- 구매과 - 계약 전문성이 증대(회사입장) - 표준계약서를 확보할 수 있음 - 계약Staff 에 대한 Career path를 명확하게 정의	- 계약 전문성을 획득하기가 어려울 수 있음(프로젝트 입장에서) - 한사람이 여러 프로젝트의 계약을 진행함으로 집중하기 어려움.
Decentralized Contracting (프로젝트에서 계약을 전담 )	- 프로젝트에서 계약의 전문성을 획득하기가 수월 - 프로젝트에 대한 충성도가 높음	- 프로젝트 완료 후 계약자가 갈 곳이 없음 (경력관리가 안됨 ) - 회사에서 수준 높은 계약전문성을 유지하기가 어려움. - 전문적 지식의 중복 및 자원의 비효율적 이용 (프로젝트 조직구조의 단점 ) - 한 프로젝트 수행으로 표준을 선정하기 어려움. - Lessons learned 의 활용이 어려움.

○ Select Sellers(공급자 선정)의 T&T

- Weighting system: 정성적 데이터를 정량화

- Independent estimates: 독자적 추정, 금액 클 때

- Screening system(차단시스템) : 여러 평가기준에 대한 성능의 최소조건에 따라 seller 선택, 10만불 미만, PM있을 때

- Contract negotiation : 일정비교, 작업명세서 조사, 초과비용분석, 위험평가

- Seller Rating Systems: Screening System과 함께 사용됨

- Expert Judgment

- Proposal Evaluation Techniques

○ 협상 5단계 - 협상안(Protocol) 설정, 검토(Probing), 가격조정(Scratch bargain), 협상종료(Closure), 계약(합의)(Agreement)

○ Negotiation의 주요대상      - Scope, cost and schedule objectives

                        - Change to scope, cost or schedule

                        - Assignments (임무)

                        - Resource

                        - 계약과 관련된 것

○ Compliance with all organizational rules and polices(준수사항)

- 시험과 관련하여 진실한 자기표시(커닝 금지)

- 개인의 PMP 코드 위반사례 보고(PMI)

- 윤리위반 및 그 정보수집에 관하여 PMI에 협조

- 이해관계의 충돌 및 부적절한 상황은 Client, 고객, 오너, 또는 계약자에게 통보

○ 구매업체 선정 방법   - 1. Weighting System : 각각의 제안 기준에 따라 Seller 를 가중치 평가

                        - 2. Screening System : 최소 기준에 못 미치는 Seller 의 제거

                        - 3. Independent Estimate : 내무 또는 외부조달을 통한 예상 원가를 비교

                        - 4. Past Performance History : Seller 의 과거 프로젝트 경력 검토

○ 구매자에 의해 요청되는 비용으로 교정비용과 같이 판매자가 담당할 수 있는 비용은?

- Backcharge(일단 구매자가 비용 부담 후, 공급자로부터 돈을 되돌려 받는 방법)

○ 공급자가 수행하여야 하는 업무가 명시되는 곳 : SOW(Statement of Work)

○ 제안서 제출요청 프로세스의 기법 : 사업설명회, 공고, 우수업체 목록 작성

○ CPIF 고려 우선순위는? 비용, 일정, 성과

○ FPIF 고려 우선순위는? 일정, 비용, 성과

○ Bidder conferences는 Request Seller Responses(다른 표현: Solicitation)의 T&T

▷ 당신은 고정가 계약에서 계약자로부터 마일스톤 완료에 대한 invoice을 받았을 때 PM의 검토시 가장 중요하게 확인해야 되는 것은?

- 완료된 작업(돈을 받았으므로)

▷ Procurement audit의 주요목적 : acknowledge substantial completion (하기로 한 목적을 달성하였는가 확인)

-  팀의 회사가 weak internal contracts department 로 인해 PM이 고전할 때도 필요.

▷ 계약상 책임을 충족했지만 고객이 최종 인수 전 몇 가지 사소한 변경을 요구하였다. 이러한 상황을 예방하기 위해 좋은 처리 방법은?

- 변경관리(변경을 요청한다면 고객에게 변경요청서 제출을 의뢰합니다)

▷ 수요자가 가장 높은 위험을 부담 : CPPC(Cost Plus Percentage of Cost)

▷ 프로젝트는 언제 종료하는가? - 행정적 절차 완료시 / Project is completed when: administrative closure is achieved

▷ 프로젝트가 조기 종료되면 범위검증으로 프로젝트 종결하여야 한다.

▷ 산출물과 투입시간과의 상관관계가 있는 것을 알았다. 종료시 PM은 어떻게 해야 하나? 아직 검증되지 않았지만 새로운 사실이므로 PMO에게 알려서 검토하게 한다.

▷ 신기술을 프로젝트에 적용하여 성과가 있었는데, 고객에게 승인을 얻어야 하는 것은? 기술, 저작권을 사야한다.

▷ 고객이 계약체결 후 비즈니스요구에 부합하지 않는다는 이유로 프로젝트 종료를 지시했다. 범위검증에서 무엇을 해야 하나?

- 인도물의 진행상태(그래야 돈받지…)

▷ Sponsor 와 체결된 Contract는 Initiating Group에 입력되어 project charter와 preliminary project scope statement를 개발

▷ 프로젝트 종료나 프로젝트 단계의 완료시에 행정적 종료를 실시

▷ 계약관리는 어떤 단계에서 계약 위험평가가 발생하는가? 디자인(측 최초단계부터)

▷ 계약의 기본 요구조건: Offer, acceptance, consideration(고려, 대가)

▷ Procurement 작성유의 사항 - 응답의 비교 및 일치의 엄격, 공급자의 고려사항에 대한 유연성

▷ 계약협상의 주목적 - 구매자와 공급자가 미래에 좋은 관계유지, PM은 협상리더가 되지 않을 수도 있다. (담당자가 협상)

▷ 계약협상(전술 및 전략): 최종기한(Deadline) - 시간이 없는 경우

▷ RFP 작성 : Plan Contracting

▷ 생산 및 조달분석은 'Procurement planning'의 일부로 수행되어야 함

▷ 계약 형태에는 무엇이 있는가 ? - Fixed price, cost reimbursable, unit price, Procurement planning단계

▷ 공급자유치 계획의 출력 중 조달문서 내용은 무엇인가? - IFB, RFQ, RFP

▷ 입찰자 회의 (Bidder Conference)는 언제 이루어지는가? - solicitation의 T&T

▷ 공급자 선정의 출력은 무엇인가? - Contract

▷ 계약 종결의 도구 및 기법은 무엇인가? - 조달 감사

▷ 계약 종결의 출력은 무엇인가 - Project files, formal acceptance and closure

▷ 계약방식 중 계약자(Seller)가 가장 선호하는 방식은? CPPC

▷ 계약방식 중 오너(Buyer)가 가장 선호하는 방식은? FFP

▷ 계약방식 5가지를 계약자가 선호하는 순서로 나열하십시오. CPPC-CPFF-CPIF-FPI-FFP

▷ 실제 일정과 계획 일정을 비교, 작업 명세의 조사, 초과비용 분석, 위험에 대한 평가는 '계약 조정' 동안에 일어난다.

▷ 기능적 조직 사이의 비공식적 계약은 '자원 및 의사소통 관리' 적용을 요구한다.

▷ 편무 계약과 쌍무 계약의 차이점은? - 일방 계약, 입찰 계약

▷ 변경요청은 통합변경통제프로세스를 통해 검토 및 결정

▷ 프로젝트가 완료되었을 때 고객이 Unhappy할 경우 완료된 것으로 보는가? 완료

- 불만족시 대응책: 1) 계약조건(Term & Condition)확인(나의 할 일 먼저체크) 2) 만나서 논의

▷ Procurement Management는 Buyer의 입장

▷ 금액이 큰(예:2000억)계약의 프로젝트를 종료시 공급자가 주의하며 정리해야 할 자료는? 재무자료 및 기록

▷ Payment system은 Contract administration(12.5)의 T&T

▷ 이해관계의 충돌로 발전할 수 있는 상황은 고용주 또는 고객에게 통보

▷ 프로젝트에 PMP가 아닌 사람 있다/PMP인데 아니라고 우기는 사람이 있다./PMP문제 유출 의심되는 사람이 있다. .. PMI에 확인

▷ 글로벌 회사의 3가지 주안점 - 조직체계, 시스템, 교육(훈련)

▷ 주로 Organizations에서의 충돌이유 - conflicting project and functional objectives

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