[PMP 요약 정리] Ch10 의사소통관리(Project Communication Management)

○ 의사소통의 계획 개발의 중요 요소 - 프로젝트 후원자 요구사항

○ PM과 프로젝트 팀 구성원과의 의사소통 방법 - 문서와 구두보고

○ 의사소통 구조를 생성하는 주요 이슈 - 모든 이해관계자 식별

○ 의사소통 계획 준비 시 이해관계자 분석이 가장 중요한 이유 - 이해관계자의 요구사항 결정

○ 의사소통 채널 수 계산 방법 : n(n-1)/2

○ 의사소통 기본요소

- 기호화(Encode) : 생각이나 idea를 다른 사람이 이해하는 언어로 변환

- 메시지(Message) : 기호화의 결과물

- 매체(Medium) : 메시지를 전달하기 위해 사용되는 방법

- 잡음(Noise) : 메시지의 전달이나 이해에 상호 작용하는 것

- 해독(Decode) : 메시지를 의미있는 생각아니 idea로 변환

○ 의사소통 방법(by Rita)

- Formal Written : Complex problems, Project plans, Charter, Long distances Comm

- Formal Verbal : Presentations, Speeches

- Informal Written : Memos, E-mail, Notes

- Informal Verbal : Meetings, Conversations

○ 주요 의사소통 유형

- Non-verbal : 의사소통의 약 55%가 정확한 어휘를 통해서가 아닌 전달자의 특징, 행동 등에 따라 의미가 전달

- Para-lingual : 전달자의 음색이나 높낮이에 의해서 의미가 전달되는 경우를 말함.

- Active listening : 피 전달자가 자신이 들은 내용을 확인하거나 다시 한 번 반복하는 행위를 통해 의미의 전달을 보다 확실히 하는 방법

- Effective Listening : 전달자가 주로 사용하는 어휘나 실제 행동을 피전달자가 감안하여 질문, 긍정 등의 반응을 하는 방법

- Feedback : 전달자가 마지막에 다시 한 번 이해여부를 확인하는 방법

○ PM - 역할 향상 노력 :  - PM의 리더십을 키우기 위해 가장 먼저 해야 할 일? 문제해결능력 배양

                        - 일반관리 능력향상: 문제해결능력, 지식습득

                        - 리더십 부족: 지도력강화교육

                        - 관리능력 부족: 교육 참석

        - PM의 주요 업무 : 통합, 계획수립, 의사소통 등이 있다

○ 의사소통기량 - 구두/서명, 내부/외부, 공식/비공식, 수직/수평

                  정보수집/검색 시스템    정보 배포 방법 - 회의, DB, 팩스, E-mail 등

○ 의사소통 모델        - Communicator, Message, Medium, Recipient

○ 의사소통 형태        - 프로젝트 매니저는 90% 이상의 시간을 의사소통에 소비

                - 개인의 성과에 문제가 있을 때 informal verbal 이용

                - informal written을 이용하는 팀: virtual team

○ 의사소통 장애물 - 채널 없음, 거리, 잡음, 태도, 언어, 문화, 적대감 등이 있다

○ Brainstorming(자유연상법) guidelines

- 진행자/기록자 필요 / - 그룹인원: 4~12 명  / - 주제와 이슈를 명확히 이해  / - 모든 의견 수용, 비판금지 / - 모두가 참여: 한번씩 발언

- 모든 사항 기록, incubation(무르익을)의 충분한 시간필요, 편안한 환경선택

○ Information Distribution vs Performance Reporting

- Information Distribution : 프로젝트의 다양한 정보(Ad hoc information)를 비공식적으로 제공한다. / 실행 프로세스 그룹

- Performance Reporting : 사전에 정해진 정보(일정, 원가, 품질 등)를 공식적으로 보고한다. 이해관계자의 중요 의사소통 도구

                           모니터링 및 통제 프로세스 그룹

○ 효과적인 의사소통 체계의 구축을 위해 반드시 필요한 항목

- 효과적인 의사소통자 : PM이 유의해야 하는 것 - 팀원간의 비공식 의사소통의 중요성, 인간관계의 중요성, 쌍방향 의사소통

- 의사소통 촉진자(Communication Facilitator) : 공식, 비공식 의사소통 채널이 필요

- 의사소통 장애자(Communication Blocker)의 제거

- Tight Matrix : 관련된 매트릭스 조직을 한 장소에 집합시켜 두는 것으로 의사소통에는 많은 효과를 볼 수 있지만, 기능 부서의 경우 각자의 환경에서 보다 성과가 높을 수 있으므로 항상 좋은 방법은 아니다.

- The war room : 프로젝트의 전용 공간 마련, 회의 및 진행 사항 기록 등

○ 성과 보고서의 종류

- Status report : 프로젝트의 현재 상태에 대한 정보를 나타냄.

- Progress report : 프로젝트가 현재 성취한 정도를 나타냄. : 과거의 추이를 분석하여 미래를 예상하기 위함

- Trend report : 과거와 현재의 자료를 누적하여 비교함으로서 미래의 추세를 알 수 있도록 분석한 보고서

- Forecast report : 미래의 프로젝트의 상황과 성과에 대한 예측 보고서

- Variance report : 계획 대비 실적에 대한 차이에 대한 보고서

- Earned value(기성고) : 범위, 원가, 일정 등 프로젝트 전반에 걸쳐 성과평가 및 예측이 가능 하도록 작성한 보고서 : 성과 종합 분석

                       단점 : the inability to provide accurate estimates of the percentage of work performed

= 성과보고서 작성 시 유의사항 : - 지금 프로젝트의 상태가 어떠하다라는 정보를 표현하여야 함 / - 보고대상에 따른 내용의 차별화 함 /- 텍스트보다 그래프나 수자로 표현 함 / - 지금까지의 방향과 향후 예측이 가능하여야 함 / - 매월 한번 정도는 프로젝트 영역 전반을 검토 할 수 있어야 함

 

○ 행정 종료(Administrative closure procedure)와 계약 종료(Contract closure procedure)

		Administrative closure	Contract closure
유사점		유사한 마감 절차
차이점	주요 진행	PM	계약전담부서 또는 담당자
	발생	한 번만 발생	프로젝트 기간 중 계속 발생할 수 있음
	Lessons Learned	전 팀원	계약전담부서 또는 담당자
개요		- 고객 싸인(검수), 관련 산출물 정리(Lessons Learned), 자원 해지 - Project 또는 Phase 단계 완료시 필요한 정보의 생성, 취합, 배포를 공식화하는 프로세스. - 고객, 스폰서 등 의뢰자로부터 프로젝트의 산출물에 대한 최종 승인을 공식적으로 확인받고 문서화함 - 수행 시기 : 각 프로젝트 단계(Phase) 완료 시, 프로젝트 완료시	- 프로젝트와 연관된 계약의 종료, Product Verification (=Procurement) - 조달감사(Procurement audit), Product audit, 계약기록정리 - 모든 미해결 문제를 해결하여, 계약을 종결시킴 - 계약 종료는 행정 종료에 포함됨   (계약 종료는 행정 종료의 전제 조건)

- 프로젝트 종료 절차 : 공식적 승인절차 수행(인수인계서) -> 전 팀원 참여 Lessons Learned 수행 ->Project archives 정리 -> 팀 해체

- 프로젝트 종료 절차에서 가장 중요한 것은 고객이 프로젝트 종료를 공식적으로 승인하는 절차

- formal acceptance·가 산출물로 나오는 프로세스 : Quality Control, Administrative Closure, Contract Close-out, Scope Verification

○ 프로젝트 계약변경을 위해 사용하는 의사소통 기법 : 공식 문서(formal written)

○ PMB(프로젝트 성과 기준) - 프로젝트 실적을 평가할 때 기준이 되는 계획, CCB 승인이 있어야 변경할 수 있음

▷ PMI 의 리더십 스타일: Hierarchy(계층적), Charisma

▷ 프로젝트 헌장, 프로젝트 계획, 복잡한 문제, 계약서는 어떤 의사소통 형태인가? - Formal Written Communication 

▷ PM과 프로젝트 팀원간에 가장 많이 활용되는 의사소통 방법 : oral and written

▷ 이해관계자의 의지가 가장 적게 반영된 것은? DOE

▷ 적절한 방법으로 프로젝트 이해관계자들에게 필요한 정보를 제공하는 것? 정보배포(입력물은 Communication management plan)

▷ Information distribution 의 T&T 는? - 의사소통기량, 정보수집 및 검색 시스템, 정보배포방법, lessons learned process

▷ 의사소통의 계획개발의 중요요소는? 후원자 요구사항(needs)

▷ Communication Planning 와 Quality Planning 의 투입물은? Project Scope Statement / Planning단계에서 투입물은 거의 Scope Statement

▷ 5000명 조직에서 Reengineering 프로젝트가 시작되었다. 프로젝트 팀은 조직 내 대표로 구성되었다. 이해관계자의 정보요구를 식별하고 충족하기 위한 가장 좋은 방법은 - 의사소통 계획

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